תהליך איתור מפעל וספק חדש הינו תהליך סיזיפי, ממושך, המצריך בדיקות יסודיות ונוכחות בשטח. לא פעם ולא פעמיים אין קשר ממשי בין אתר הספק כפי שהוא מופיע באינטרנט, לבין מה שקיים בשטח. קל לנו להתפתות להאמין לשיח טכני רציני בדואר אלקטרוני עם דמות עלומה אבל מבלי לבקר במפעל עצמו ולבצע בו אודיט מקצועי אנו לוקחים על עצמנו סיכון גדול.

מטרת האודיט הינה לאשרר שהאינפורמציה שנמסרה לנו ע”י הספק הינה מדוייקת ואמינה, בהיבטים הבאים:

1. נתונים כלליים על המפעל – מיקום, גודל, מספר עובדים, נפח פעילות
2. יכולות ייצור – שטח רצפת ייצור, מיכון, תקינה
3. מערכת אבטחת איכות
4. רישוי, תנאים סוציאלים
5. לקוחות קיימים, יכולת מוכחת לעבודה עם שווקים בינלאומיים ספציפיים

חברת הליוס מספקת שירותי אודיט עבור לקוחות בארץ ובעולם מזה שנת 1994. בדיקה זאת מהווה תנאי לתחילת עבודה עם הספק, והביקורת הבאה תערך לאחר שהחל כבר תהליך הייצור, ותבחן את צורת העבודה, האריזה והאחסון. הסוכן יבדוק את האופן בו נארזת הסחורה, את תנאי האחסון ואת טיב הסחורה המיוצרת. בשלב זה ניתן להבחין בליקויים שונים בייצור ולעצור אותם מבעוד מועד, מבלי לספוג נזקים כבדים.

לאחר שתהליך הייצור הסתיים והסחורה כולה עומדת לפני שילוח, תתקיים ביקורת נוספת שתבדוק את המוצר לפני קבלת אישור המשלוח מטעם היבואן. בבדיקה זו יצטייד הסוכן בדוגמה פיזית של המוצר כפי שהוא אמור להתקבל, יבדוק וישווה שהסחורה אכן זהה למה שהוזמן. הבודק יוודא כי הצבעים, המידות ומרכיבי המוצר זהים, שהמוצר נארז באופן תקין ויבדוק את הסימונים על גבי האריזות. בנוסף, יבדוק הסוכן כי הסחורה עומדת בתקני הבטיחות ובדרישות ספציפיות של היבואן באם ישנן. בסוף הבדיקה ישלח הסוכן תמונה של המוצר לאישור סופי לפני שילוח.

גם בעת השילוח עצמו תתקיים בדיקה והשגחה על אופן ההעמסה, צורת האריזה וכמות הסחורה הנשלחת. הסוכן גם ירשום את תנאי המשלוח – מזג האויר, מספר סידורי של הקונטיינר ועוד. בדיקה זו תוודא כי ההליך כולו יסתיים בשלום, גם לאחר ששלב הייצור עבר בהצלחה.